• Tháng 1 26, 2024
  • Blog

Quản lý Tồn kho: Tất cả mọi điều doanh nghiệp cần biết (2024)

Quản lý tồn kho là một khía cạnh quan trọng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Hiểu rõ sâu sắc về quản lý tồn kho trong doanh nghiệp có thể tạo ra sự chênh lệch đáng kể trong việc thúc đẩy lợi nhuận và hiệu suất quản lý doanh nghiệp.

Trong bài viết hôm nay, chúng tai sẽ tìm hiểu các khía cạnh liên quan đến quản lý tồn kho, bao gồm các loại tồn kho, lợi ích của việc quản lý tồn kho, các kỹ thuật quản lý tồn kho, và những xu hướng quản trị tồn kho hiện đại. 

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là quá trình giám sát và kiểm soát dòng hàng hóa trong một doanh nghiệp. Nó liên quan đến việc theo dõi sự di chuyển của hàng hóa và nguyên vật liệu, giám sát vòng quay hàng tồn kho và tối ưu hóa việc bổ sung để đảm bảo sản phẩm luôn có sẵn.

Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là giảm thiểu chi phí lưu giữ hàng tồn kho bằng cách giúp bạn biết khi nào cần bổ sung sản phẩm hoặc mua thêm nguyên liệu để sản xuất chúng.

Hàng hoá nào được tính là Hàng Tồn kho? 

  • Hàng thô: Vật liệu hoặc chất được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc chế tạo sản phẩm. Nguyên liệu thô bao gồm gỗ, kim loại, nhựa hoặc vải được sử dụng để tạo ra hàng hóa thành phẩm. Họ đến từ một hoặc nhiều nhà cung cấp và nhà sản xuất.
  • Sản phẩm đang dở dang (WIP): Sản phẩm đã hoàn thiện một phần đang chờ hoàn thiện. WIP đại diện cho chi phí sản xuất như lao động và máy móc. Chi phí được chuyển vào tài khoản thành phẩm và được tính vào giá vốn hàng bán.
  • Thành phẩm: Loại hàng tồn kho này đề cập đến số lượng sản phẩm trong kho có sẵn để khách hàng mua. Khi WIP hoàn tất, nó sẽ trở thành một phần của kho thành phẩm.
  • Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO): Vật liệu và thiết bị được sử dụng trong quá trình sản xuất nhưng không phải là một phần của sản phẩm cuối cùng. Chúng bao gồm thiết bị bảo hộ cá nhân, dụng cụ vệ sinh, đồ dùng văn phòng và thiết bị công nghệ.

Các phương thức quản lý tồn kho

Tuỳ vào quy mô và mô hình kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách tiếp cận Quản lý hàng tồn kho khác nhau. 

Đối với các cửa hàng bán lẻ, các yếu tố như tính thời vụ, sự kiện khuyến mại và bán hàng cũng như chính sách hoàn trả cạnh tranh sẽ quyết định phần lớn chiến lược quản lý hàng tồn kho của người bán. Đối với các doanh nghiệp có nhiều cửa hàng chi nhánh ở các khu vực khác nhau, việc duy trì chế độ xem hàng tồn kho một cách chính xác, tập trung là điều cần thiết. 

Bên cạnh việc đảm bảo các cửa hàng có đủ hàng, doanh nghiệp cũng cần tổ chức lưu trữ kho hợp lý để khách hàng có thể nhận được hàng hoá và chất lượng dịch vụ một cách đầy đủ.

Hệ thống Quản lý tồn kho: Các phần mềm và ứng dụng

Nhờ sự tiến bộ của công nghệ, quản lý hàng tồn kho hiện nay đã trở nên số hoá hóa và dữ liệu được lưu trữ trên đám mây. Nó cho phép hoạt động trên nhiều thiết bị và cho phép nhiều người dùng tương tác với hệ thống quản lý chuỗi cung ứng trên một nền tảng duy nhất. 

Phần mềm Quản lý tồn kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho là một nền tảng độc lập hoặc được tích hợp vào nền tảng thương mại điện tử. Bằng cách sử dụng nó, bạn có thể theo dõi và điều chỉnh lịch bổ sung hàng hóa của mình cũng như theo dõi các đơn đặt hàng từ khi bán đến khi giao hàng.

DigiSale là bộ giải pháp quản lý tồn kho được tùy chỉnh đặc biệt giúp doanh nghiệp tối đa hóa khả năng cung ứng, giảm lãng phí lưu kho, đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của nhà cung cấp

  • Quản lý kho hàng cho nhà phân phối: DigiSale không chỉ giúp bạn kiểm kê và tạo báo cáo về vị trí, danh mục, và tình trạng hàng hóa trong kho của bạn, mà còn giúp bạn quản lý xuất – nhập – tồn kho hiệu quả. Doanh nghiệp có thể xử lý các quá trình xuất nhập tồn và quyết toán với tất cả nhà cung cấp một cách nhanh chóng, tất cả trên cùng một hệ thống tiện ích.
  • Đặt hàng trực tiếp trên hệ thống: Ngừoi dùng có thể dễ dàng đặt hàng trực tiếp trên hệ thống DigiSale. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ việc nhập hàng, xuất hàng, và theo dõi tất cả các đơn hàng nhanh chóng, toàn bộ trên một hệ thống duy nhất.
  • Báo cáo mọi hoạt động trong kho: DigiSale cung cấp khả năng phân tích và tạo báo cáo về hàng hóa, quy trình xuất – nhập với các biểu mẫu đa dạng để giúp doanh nghiệp theo dõi mọi hoạt động trong kho hàng của mình.

Ứng dụng Quản lý tồn kho

Ứng dụng di động như Sortly và Stock Control là công cụ tiện lợi cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc những người luôn di chuyển.

5 Kỹ thuật quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho trong doanh nghiệp hiệu quả dựa vào những kỹ thuật đã được chứng minh để duy trì hoạt động hiệu quả và giảm chi phí. Dưới đây là 11 kỹ thuật để xem xét:

  • Six Sigma: Tập trung vào việc giảm thiểu lỗi và cải thiện quy trình.
  • Phân loại theo mức mệnh giá (PAR level): Mức mệnh giá (PAR level) là số lượng sản phẩm tối thiểu phải có trong kho mọi lúc. Khi hàng tồn kho của bạn giảm xuống dưới mức quy định trước, bạn phải nhanh chóng đặt thêm hàng nhiều hơn. Lý tưởng nhất là bạn thường đặt hàng số lượng tối thiểu sao cho trở lại trên mức mệnh giá.
  • Áp dụng phương pháp “Nhập trước, xuất trước (FIFO)” là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Nó có nghĩa là mặt hàng cũ nhất trong kho của bạn (nhập trước) phải được ưu tiên bán đi trước (xuất trước), chứ không phải hàng hóa mới nhất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng, có hạn sử dụng ngắn.
  • Phương pháp phân tích ABC: Một số sản phẩm cần chú ý hơn những sản phẩm khác. Sử dụng phân tích ABC cho phép bạn ưu tiên quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách tách biệt các sản phẩm cần nhiều sự quan tâm khỏi các sản phẩm khác. Hãy thực hiện việc này bằng cách xem qua danh sách sản phẩm của bạn và phân loại sản phẩm thành 3 nhóm: Sản phẩm giá trị cao với tần suất bán hàng thấp: A; Sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán hàng vừa phải: B; Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán hàng cao: C. Các mục trong danh mục A đòi hỏi sự chú ý thường xuyên vì tác động tài chính của chúng là đáng kể nhưng doanh số không thể đoán trước. Các mục trong loại C yêu cầu giám sát ít hơn vì chúng có tác động tài chính nhỏ hơn và chúng liên tục luân chuyển và thay thế.
  • Thực hiện kiểm kê thường xuyên: Việc đối chiếu hàng tồn kho thường xuyên là rất quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ dựa vào phần mềm kiểm kê và báo cáo từ hệ thống quản lý kho của mình để biết bạn có bao nhiêu sản phẩm trong kho. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo sự thật trùng khớp. Không có cách nào tốt hơn để có được sự yên tâm hơn là kiểm kê hàng tồn kho thực tế hoặc kiểm kê hàng tồn kho.

Mẹo quản lý hàng tồn kho cho cửa hàng bán lẻ

Cho dù bạn là doanh nghiệp mới hay mở thêm một địa điểm cửa hàng bán lẻ khác, hãy ghi nhớ các mẹo quản lý hàng tồn kho sau:

  • Cập nhật hồ sơ tồn kho theo thời gian thực. Truy cập vào dữ liệu tồn kho chính xác, mới nhất là chìa khóa để vận chuyển sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả.
  • Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên. Thực hiện kiểm toán hàng tháng và hàng năm để đảm bảo tính chính xác giữa số lượng hàng tồn kho và hồ sơ tài chính.
  • Xem xét hiệu suất của nhà cung cấp. Xác định nơi các nhà cung cấp có thể cải thiện hoặc khi nào nên cắt bỏ chúng.
  • Phân công một người chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho. Nó giúp giao cho một người chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc yêu cầu bổ sung hàng, đàm phán với nhà cung cấp và thanh toán hóa đơn.
  • Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho. Hãy tìm phần mềm hoạt động với các công cụ kinh doanh của bạn và có thể tích hợp với hoạt động bán hàng đa kênh trong tương lai.

Với DigiSale, quản lý tồn kho trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết về cách chúng tôi có thể giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.