Unilever tối ưu quy trình xuất-nhập hàng hoá với Hệ thống tự động Quản lý xe ra-vào và Quản lý xuất nhập hàng hóa
Tập đoàn Unilever, một trong những tên tuổi hàng đầu trong ngành FMCG, với hơn 127.000 nhân viên hoạt động trên toàn cầu và sở hữu hơn 400 nhãn hàng có mặt tại hơn 190 quốc gia. Với hơn 3,4 tỷ người tiêu dùng sử dụng sản phẩm của Unilever hàng ngày, quá trình vận chuyển và phân phối hàng đến khách hàng trở thành một thách thức đáng kể đối với tập đoàn này.
Trong hoạt động sản xuất hàng ngày, việc xuất bán thành phẩm và nhập nguyên liệu là một phần không thể thiếu nhưng cũng thường gặp sự phức tạp và không rõ ràng trong quá trình. Điều này có thể dẫn đến lãng phí và tốn kém. Ngoài ra, việc duy trì sự minh bạch trong quá trình giao nhận hàng trong nhà máy sản xuất đòi hỏi sự đầu tư lớn về nguồn nhân lực.
Sau khi thực hiện khảo sát tại một số doanh nghiệp sản xuất khác nhau, chúng tôi nhận thấy rằng ít nhất cần 4-5 nhân viên tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa. Điều này gây ra một khoản chi phí đáng kể, đặc biệt khi quá trình giao nhận phải diễn ra liên tục để đảm bảo nguồn cung cấp đủ cho sản xuất.
Với hàng trăm xe vận chuyển hàng hóa ra vào mỗi ngày và độ phức tạp của việc quản lý nhiều loại sản phẩm, quá trình này đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và tinh tế. Do đó, Unilever đã kết hợp với MLTech Soft để triển khai một hệ thống tự động quản lý việc ra – vào của xe và việc xuất – nhập hàng hóa. Hệ thống này được thiết kế để có khả năng tùy chỉnh linh hoạt và nhanh chóng theo yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp, giúp dễ dàng thích ứng với biến động hàng ngày trong lượng xe và đơn hàng.
Mục tiêu dự án
Mục tiêu chính của dự án là tối ưu hóa quá trình giao nhận hàng hóa của Unilever. Điều này bao gồm việc giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để xuất bán thành phẩm và nhập nguyên liệu, từ đó giảm lãng phí và tăng hiệu suất. Dự án đặt ra mục tiêu giảm thiểu chi phí nhân lực đối với việc quản lý quá trình giao nhận hàng trong nhà máy sản xuất của Unilever. Bằng cách tự động hóa nhiều quy trình, Unilever có thể giảm số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện các công việc này. Mục tiêu quan trọng khác là tạo ra tính minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình giao nhận hàng. Unilever muốn đảm bảo rằng mọi giao dịch và quy trình đều được ghi nhận một cách chính xác và có thể kiểm tra được.
Thách thức của Dự án
Hoạt động giao nhận hàng hóa tại Unilever có tính phức tạp và đa dạng. Có nhiều loại sản phẩm, đa dạng loại xe và các điểm giao nhận khác nhau. Điều này làm cho việc quản lý trở nên phức tạp và yêu cầu sự kỹ lưỡng trong thiết kế hệ thống tự động đáp ứng tính minh bạch về dữ liệu và loại bỏ các khả năng gây ra mất mát thành phẩm cho các doanh nghiệp sản xuất. Bên cạnh đó, ngành công nghiệp FMCG thường chịu sự biến đổi và thay đổi liên tục. Số lượng đơn hàng và loại sản phẩm có thể biến đổi hàng ngày. Dự án cần phải đảm bảo tính linh hoạt để thích ứng với sự biến đổi này.
Các tính năng nổi bật của Giái pháp
Hệ thống định vị quản lý xe trong toàn bộ khuôn viên
Trong các đơn vị nhà máy có khuôn viên rộng và nhiều phân xưởng, giải pháp sẽ cung cấp thêm tính năng định vị để nhà quản lý quan sát được vị trí của các xe trong toàn bộ thời gian ở nhà máy. Mỗi xe khi đăng ký sẽ được phát một thiết bị beacon, thiết bị này được yêu cầu gắn vào xe khi di chuyển trong nhà máy. Thiết bị beacon sẽ kết hợp với các gateway được gắn xung quanh nhà máy để liên tục cập nhật vị trí của xe.
Lên lịch giao nhận cho đơn hàng: Hệ thống có khả năng lên lịch các lần ra và vào của xe, đặc biệt là khi cần tiếp nhận nguyên liệu hoặc giao hàng thành phẩm. Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động lên lịch các lần giao hàng dựa trên yêu cầu của khách hàng và lịch trình của xe, cung cấp cho admin các hướng dẫn về loại nguyên liệu, số lượng, chi tiết đơn giao, và các đường tối ưu cho các tuyến đường ra – vào để tiết kiệm thời gian và năng lượng.
Phần mềm nhập dữ liệu thông tin cần thiết
Các tính năng nhập thông tin sẽ được thực hiện trên web và cài đặt vào một máy tính để bảo vệ ghi nhận các thông tin liên quan như tên công ty, tên tài xế, loại hàng,… Các dữ liệu này sẽ được ghi nhận lại để thuận lợi cho việc tra cứu thông tin nếu có vấn đề phát sinh.
QR code xác nhận thông tin hàng hóa
Để đảm bảo tính xác thực về loại hàng hóa được ghi nhận và hàng hóa xuất thực tế, hệ thống yêu cầu tất cả các hàng hóa khi xuất/nhập đều phải được quét mã QR code để xác nhận. Mã QR code này được tạo thành dựa vào mã thành phẩm, nguyên liệu trên SAP. Chức năng này chỉ được thực hiện khi doanh nghiệp đang quản lý hàng hóa bằng mã SAP dán trên từng pallet.
Nhập dữ liệu đơn hàng (GRN) vào hệ thống SAP
Đối với mỗi đơn hàng khi nhập nguyên liệu hoặc xuất thành phẩm, các doanh nghiệp thường có thủ kho để nhập liệu lên SAP. Phần nhập liệu này tốn nhiều nhân lực và có thể gây ra rủi ro trong trường hợp nhân viên đánh máy sai. Với giải pháp của MLTech Soft, chúng tôi đã ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình (RPA) để tự động nhập các đơn hàng có mẫu được định sẵn lên SAP. Người thủ kho chỉ cần scan đơn hàng bằng máy scan thông thường, các thông tin trên đơn hàng sẽ được “robot” tự động xử lý.
Thông báo đến nhà cung cấp và các đơn vị liên quan
Sau khi một giao dịch được hoàn tất, các đơn vị liên quan như nhà cung cấp sẽ nhận được email thông báo, đảm bảo tính minh bạch cho toàn bộ quy trình.
Hệ thống AI tự động nhận diện thời gian xe ra vào
Để quản lý xe ra vào một cách minh bạch, chúng tôi đã lắp camera tại các cổng ra vào của nhà máy. Dữ liệu từ camera sẽ được kết nối đến hệ thống AI để tự động nhận diện hình dạng xe và ghi nhận lại hình ảnh. Từ hình ảnh được ghi nhận, công nghệ nhận dạng ký tự quang học giúp xử lý và trích xuất biển số xe, từ đó so sách với các thông tin về thời gian đã được đăng ký trước khi vào nhà máy. Phần mềm AI đã được tối ưu và đảm bảo nhận diện được 99% xe ra vào, kể cả những xe chạy quá tốc độ, bật đèn (vào ban đêm) hoặc trong điều kiện trời mưa. Tỉ lệ nhận diện đúng biển số xe hiện tại rơi vào mức 85%.
Cảm nhận của khách hàng
“Giải pháp của MLTech Soft đã giúp cải thiện quá trình quản lý giao nhận hàng và tồn kho. Hệ thống tự động này đã giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, từ việc lên lịch ra – vào cho đến việc kiểm tra tính chính xác của hàng hóa. Các tính năng này không chỉ giúp chúng tôi làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo ra tính minh bạch và đáng tin cậy trong mọi giao dịch. Sự linh hoạt của hệ thống cũng cho phép chúng tôi dễ dàng thích ứng với các thay đổi và yêu cầu từ khách hàng.”
