• Tháng 1 29, 2024
  • Blog

Chiến lược Tối Ưu Hóa Triển Khai Hệ Thống POS Mới cho Nhân Viên (2024)

Có nhiều lý do khiến các nhà bán lẻ muốn thực hiện việc chuyển đổi hệ thống điểm bán hàng (POS) của họ. Một phần mềm POS phù hợp có thể cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, cả tại cửa hàng và trực tuyến. Nâng cấp hệ thống POS mới giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình thanh toán, cho phép các nhà bán lẻ tạo ra các chương trình khuyến mãi và hệ thống thưởng khách hàng thân thiết hấp dẫn.

Tuy nhiên, việc chuyển đổi sang một hệ thống POS mới không đơn thuần là việc chọn một giải pháp khác và nâng cấp phần cứng. Điều quan trọng là việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới và có kế hoạch triển khai đầy đủ, đảm bảo chuyển đổi diễn ra thành công. 

Có những loại hệ thống POS khác nhau nào?

Trước khi chúng ta đi sâu vào việc đào tạo, hãy xem xét một cách ngắn gọn các loại hệ thống POS khác nhau có sẵn. Có nhiều hình thức khác nhau, bao gồm: 

  • Hệ thống POS di động hoặc máy tính bảng
  • Hệ thống POS đầu cuối
  • Hệ thống POS trực tuyến
  • Hệ thống POS tự phục vụ

Chiến lược 1: Đào tạo nhân viên trực tiếp sử dụng

Bước đầu tiên trong đào tạo POS là đảm bảo rằng nhân viên của bạn nhận được đào tạo trực tiếp và thực tế trên hệ thống mới. 

Nhiều nhà cung cấp sẽ thực hiện cung cấp tài liệu hướng dẫn và video minh họa về sản phẩm để giúp nhân viên bán lẻ nắm bắt nhanh chóng cách sử dụng hệ thống của họ. Tuy video hướng dẫn từng bước có thể cung cấp cái nhìn tổng quan hữu ích về quy trình, nhưng nhiều người thấy rằng việc thực hiện quy trình bằng tay là cách học hiệu quả hơn nhiều. 

Trước khi đào tạo nhân viên, hãy thiết lập POS chính xác như khi sử dụng trong cửa hàng. Tất cả phần cứng và phụ kiện phải được kết nối đúng cách và mỗi nhân viên phải có tài khoản người dùng POS duy nhất của riêng mình với các vai trò và quyền được chỉ định.

Lên kế hoạch cho các buổi đào tạo với nhà cung cấp POS của bạn hoặc một người đào tạo có kinh nghiệm có thể hướng dẫn nhân viên của bạn về các tính năng và chức năng của hệ thống, cũng như cách điều hướng trong nó.

Chiến lược 2: Cung cấp quyền truy cập cho nhân viên truy cập vào dữ liệu POS lịch sử 

Quyền truy cập vào dữ liệu POS lịch sử có thể rất quý báu cho mục đích đào tạo. Doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên khám phá lịch sử các giao dịch, dữ liệu hồ sơ khách hàng và quản lý hàng tồn kho trong hệ thống. Kinh nghiệm thực tế này sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với hệ thống.

Chiến lược 3: Thực hiện một số giao dịch thực tế

Không có gì thay thế được việc thực hành trong thực tế. Khuyến khích nhân viên của bạn thực hiện các giao dịch thực tế trên hệ thống mới. Kinh nghiệm thực tế này sẽ giúp họ hiểu quy trình làm việc, thực hiện thanh toán và xử lý các tình huống khác nhau có thể xảy ra trong quá trình tương tác với khách hàng.

Sau khi hệ thống mới được cài đặt và dữ liệu bán hàng cũ đã được nhập, nhiều nhà bán lẻ sẽ cho nhân viên thử nghiệm một số giao dịch trên hệ thống mới. Điều này thường bao gồm các công việc thông thường như hoàn tất giao dịch mua bằng nhiều phương thức thanh toán hoặc xử lý hoàn tiền và trao đổi.

Chiến lược 4: Đảm bảo nhân viên có đủ thời gian thích nghi

Chuyển đổi sang một hệ thống điểm bán hàng mới có thể đầy thách thức. Đặc biệt, khi nhân viên có ít thời gian để làm quen với hệ thống mới và học cách sử dụng nó, khả năng xảy ra lỗi trong quá trình hệ thống hoạt động càng cao.

Doanh nghiệp cần bảo đảm cung cấp đủ thời gian đào tạo để nhân viên làm quen với các tính năng của hệ thống và thực hiện các công việc thuần thục thường ngày. Nhân viên cần được thực hành các giao dịch một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp, giúp họ tự tin hơn khi tương tác thực sự với khách hàng. Điều này sẽ giúp các giao dịch mượt mà hơn, ít sai sót và tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt. 

Chiến lược 5: Hỏi ý kiến phản hồi từ nhân viên

Nhân viên là những người tiếp xúc trực tiếp với hệ thống hàng ngày, vì vậy ý kiến phản hồi của nhân viên là rất cần thiết. Doanh nghiệp có thể thực hiện lấy ý kiến nhân viên hàng ngày/tuần/tháng, lắng nghe những chia sẻ chân thật từ nhân viên. 

Một mẹo nhỏ giúp doanh nghiệp nhận được các phản hồi đầy đủ là đặt những câu hỏi mở thay vì những câu hỏi có/không đơn giản có thể giúp bạn nhận được những phản hồi thẳng thắn và chu đáo hơn. Ví dụ: nhà bán lẻ có thể hỏi nhân viên cửa hàng xem chức năng bổ sung nào sẽ giúp họ phục vụ khách hàng hiệu quả hơn hoặc ứng dụng và tiện ích tích hợp nào có thể cải thiện trải nghiệm thanh toán.

Thực hành với hệ thống POS mới

Để củng cố việc đào tạo, khuyến khích nhân viên của bạn tiếp tục thực hành với hệ thống POS mới một cách đều đặn. Mọi lần sử dụng hệ thống sẽ giúp họ trở nên tự tin. 

Quy trình làm quen từng bước với DigiSale đồng hành cùng việc chuyển đổi sang DigiSale POS trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Từ việc cài đặt ứng dụng DigiSale POS đến việc tạo hồ sơ khách hàng, DigiSale có khả năng giúp các nhà bán lẻ thực hiện quá trình này nhanh chóng và mượt mà. Khách hàng có thể thanh toán theo cách họ mong muốn và ở bất kỳ nơi đâu, điều này đồng nghĩa với việc mua sắm trở nên thoải mái hơn và giúp tăng doanh số bán hàng.

Câu hỏi thường gặp về Đào Tạo POS

Hệ thống POS là gì?

Hệ thống POS (Point of Sale) là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm được sử dụng bởi doanh nghiệp để thực hiện các giao dịch bán hàng, quản lý hàng tồn kho và xử lý thanh toán.

Hệ thống POS có khó học không?

Sự dễ học của một hệ thống phụ thuộc vào sự phức tạp của hệ thống và quá trình đào tạo được cung cấp. Với sự đào tạo và thực hành đúng cách, hầu hết nhân viên có thể trở nên thành thạo trong việc sử dụng hệ thống POS.

Mất bao lâu để triển khai hệ thống POS?

Thời gian triển khai một hệ thống POS có thể thay đổi tùy thuộc vào các yếu tố như độ phức tạp của hệ thống và quy mô của doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, thường mất từ vài tuần đến vài tháng để hoàn thành quá trình triển khai.